Kursoft e-Fatura Sık Sorulan Sorular

e-Fatura / e-Arşiv gönderip alırken Kursoft ön muhasebe programı olan bilgisayarda elektronik imzanın (e-imza / mali mühür) takılı olmasına gerek yoktur. e-Fatura / e-Arşiv sitemine giriş işlemlerinizin yapıldığı son aşamada bir kez imzalama yapılması yeterli olmaktadır. Sonraki süreçte herhangi ek işlem ya da elektronik imza ( e-imza / mali mühür ) gerekmeden Kursoft olan istediğiniz bilgisayardan e-Fatura / e-Arşiv gönderip alabilirsiniz.

Kursoft e-Fatura / e-Arşiv ayrımını arka planda yapmaktadır; eğer fatura oluşturulacak müşteriniz e-Fatura / e-Arşiv sisteminde ise e-fatura adı altında, e-Fatura / e-Arşiv sisteminde değil ise e-arşiv adı altında gönderim sağlanmaktadır.

Şahıs firması iseniz bu durum ile karşılaşabilirsiniz; size Vergi Kimlik Numaranız ile fatura oluşturulursa e-arşiv olarak gelecektir. Bu durumu önlemek için; size e-fatura oluşturacak firmalara T.C. Kimlik Numaranız ile fatura oluşturmaları gerektiğini söylemeniz gerekir. T.C. Kimlik Numaranız ile fatura oluşturulursa, gelen faturanız e-fatura olup portalınıza yansıyacaktır.

Portala gelen e-faturalarınızı / e-arşivlerinizi önce Kursoft içine alıp sonra Kursoft’a kaydetmeniz gerekir.

1. Adım: e-Faturalarınızı / e-Arşivlerinizi Kursoft içine almak için Kursoft üst menü > Fatura > Fatura Listesi sayfasından Gelen Faturalar listesine ulaşıp UYGULA butonuna tıklayınız.

2. Adım: Gelen Faturalar listesindeki gelen faturaları Kursoft’a kaydetmek; stok ve cari bilgilerine işlemek için kaydedeceğiniz faturanın üstüne gelip sağ tıklayarak Faturayı Kursoft’ta Kaydet alanına tıklamanız yeterlidir.

Gelen faturayı Kursoft ön muhasebe programınıza kaydettikten sonra faturadaki carinin Vergi Numarası / T.C. Kimlik Numarası dikkate alınarak gelen faturadaki tutar faturayı gönderen carinin bakiyesine eklenecektir. Eğer e-fatura gönderen cari Kursoft’da kayıtlı değil ise, Kursoft yeni bir cari kayıt açıp aynı şekilde gelen faturadaki tutarı ilgili carinin bakiyesine işler.

Gelen faturayı Kursoft ön muhasebe programınıza kaydettikten sonra faturadaki stok eğer stok listenizde var ise ürün ismi dikkate alınarak faturadaki stokların işlem bilgisi, stok listesindeki ilgili stok içeriğine otomatik eklenecektir. Eğer e-fatura içeriğindeki stok ismi Kursoft’ta kayıtlı değil ise, Kursoft yeni bir stok kaydı açıp gelen faturadaki stok işlem bilgilerini ilgili stok bilgisine işler.

3 farklı irsaliye gönderim yolundan istediğinizi tercih edebilirsiniz;

1 – ) e-Fatura / e-Arşiv belgelerinize irsaliye yerine geçer notunu ekleyebilirsiniz. Kursoft içerisinde direkt e-fatura / e-arşiv oluştururken irsaliye yerine geçer bilgisini ekleyebilirsiniz ya da Kursoft içerisinden daha önce oluşturduğunuz irsaliyeleri fatura içerisine çağırıp faturada irsaliye numaralarının da görünmesini sağlayıp ilgili irsaliyelerden (A numaralı ve B numaralı irsaliyeden) oluşturulduğu bilgisini de ekleyebilirsiniz.

2 – ) e-Fatura / e-Arşiv sitemini kullanırken dilerseniz kağıt irsaliye oluşturmaya devam edebilirsiniz.

3 – ) Eğer elektronik ortamda irsaliye göndermek istiyorsanız, Kursoft Yazılım e-Dönüşüm ekibine e-irsaliye başvurusunda bulunmanız yeterlidir; size e-Fatura / e-Arşiv için verilen kullanımı kolay portaldan herhangi ek ödeme yapmadan e-irsaliye kullanımınız aktif hale getirildikten sonra irsaliyelerinizi portaldan gönderebilirsiniz.

Kursoft’tan e-fatura / e-arşiv gönderimi; Kursoft e-Fatura Modülü Eğitim Videosu için buraya tıklayınız.

e-Fatura / e-Arşiv gönderiminde e-Fatura / e-Arşiv için gelen güncellemelerden (performans artışı ve ilave özelliklerden) paket özellikleriniz dikkate alınarak ücretsiz olarak faydalanırsınız.

NOT : Genele hitap eden, fatura türü alanında gelen özelliklerden, bütün paketler faydalanmaktadır.

Oluşturmuş olduğunuz faturada e-Ticaret Detayları alanına girerek İnternet Satışı olarak işaretlemeniz gerekmektedir.

İnternet satışı olarak işaretledikten sonra aşağıdaki bilgiler aktif olacak ve sizden ilgili değerleri girmenizi isteyecektir.

  • Sipariş No: Satış yapmış olduğunuz e-ticaret sitesinden alınan sipariş numarası.
  • Sipariş Web Sitesi: Satışın gerçekleştiği internet sitesi.
  • Kargo Firması: Ürünün gönderilmiş olduğu kargo firması. (Yönetici menüsünden tanımlanması gerekmektedir. > Kargo Tanımlama)
  • Ödeme Türü: Siparişin hangi ödeme yöntemi ile tahsil edildiği bilgisi.
  • Ödeme Tarihi: Siparişin ödemesinin alındığı tarih.

İlgili bilgileri doldurup kaydettikten sonra göndermiş olduğunuz e-arşiv ve e-fatura belgelerinde e-ticaret detayları görünecektir.

Size elektronik fatura gönderimi için sağlanan kullanımı kolay Bulut Portal’ına e-posta ve şifre bilginiz ile giriş yaparak 3 dosyayı da; gelen e-fatura, gönderilen e-fatura, gönderilen e-arşiv dosyalarını indirip genel muhasebenize iletmelisiniz. 

Bulut Portal’dan gelen e-fatura, gönderilen e-fatura, gönderilen e-arşiv faturalarının indirilmesi makalesine ulaşmak için buraya tıklayınız.

e-Fatura hazırlarken mükellefin, karşı tarafa hazırlayabileceği temel manada iki farklı e-fatura seçeneği vardır. Bunlar temel e-fatura ve ticari e-faturadır.

Temel e-Fatura Nedir?

  • Faturanın göndericiden alıcıya ulaşmasını esas alan bir e-fatura senaryosudur.
  • Temel fatura alıcısı faturayı kabul etmek zorundadır ve reddetme hakkı bulunmaz.
  • Ret veya onay gibi seçenekleri olmadığı için genelde hizmet faturalarında kullanılır.
  • Temel faturada herhangi bir hata olması veya alıcı tarafından kabul edilmemesi durumunda, e-fatura iptal edilebilir.
  • Gönderici faturayı temel fatura olarak gönderdiğinde, alıcının onayı beklenmeden kabul edilmiş / onaylanmış olarak kayıtlara geçer.

Ticari e-Fatura Nedir?

Alıcının e-faturayı red, kabul ve iade etme seçeneğine sahip olduğu e-fatura senaryosudur. Gönderici, alıcıdan sistem üzerinden bir yanıt vermesini bekler.

  • Alıcıya onay veya ret seçeneği sunulur.
  • Alıcının verdiği yanıt faturayı gönderenin paneline ‘’onaylandı’’ veya ‘’reddedildi’’ olarak gönderilir.
  • Alıcı gönderdiğiniz ticari e-faturayı 7 gün içerisinde onaylamadığı takdirde, otomatik olarak onaylanmış olacaktır ve faturayı kabul etmiş sayılacaktır.

Müşterileriniz ile temel e-fatura mı yoksa ticari e-fatura mı kullanacağınız konusunda yasal bir zorunluluk bulunmamaktadır. Bu konu gönderici ve alıcı arasında anlaşma ile çözülebilecek konudur. Müşteriniz ile önceden anlaşırsanız ilerde oluşabilecek sıkıntıları önlemiş olursunuz.

Temel e-Fatura ve Ticari e-Fatura ile ilgili detaylı bilgi almak için ve Kursoft üzerinden gönderilen e-Fatura / e-Arşiv Faturalarda Temel veya Ticari senaryo seçimi ile ilgili makaleye ulaşmak için buraya tıklayınız.

Oluşturduğunuz elektronik faturaları (e-Fatura / e-Arşiv) müşterilerinize elektronik ortamda iletebilirsiniz. Kursoft Yazılım elektronik ortamda 2 farklı ücretsiz mail gönderim imkanı tanır.

Kursoft e-fatura / e-arşiv gönderilerinizi, Kursoft mail kurulumu yapmanız durumunda carinizin cari kartta tanımlı olan adresine de mail olarak gönderecektir. Kursoft mail kurulumu dokümanı için tıklayınız.

Ancak talep etmeniz durumunda gönderileriniz entegratör firma, Sovos Foriba, tarafından da alıcılarına iletilebilir; bu hizmet tamamen ücretsiz olup, konuyla ilgili destek@kursoft.com.tr adresine ya da Müşteri Panelinden konuyu içeren bir talep göndermeniz gerekmektedir.

Sovos Foriba Bulut Portal’ına gelen ve Kursoft içerisine direkt aktarılamayan faturaları veya Kursoft içerisinden gönderemediğiniz ve sadece Sovos Foriba Bulut Portal’ından gönderdiğiniz e-fatura ve e-arşivlerinizi KRS’ye cari bilgisi, stok bilgisi vs. girişlerini tekrar yapmadan bulut portalınızdan toplu olarak faturalarınızı indirip direkt olarak Kursoft’a aktarabilirsiniz.

Sadece Bulut Portal’da olan faturaların Kursoft’a aktarılması ile ilgili makale için buraya tıklayınız.